”Så påverkas företagen av den nya visselblåsarlagen”

Källa: nyhetsbrev Dagens Juridik 2021.12.17 KRÖNIKA – av advokaterna Sten Bauer och Margarita Kozlov på advokatbyrån Baker McKenzie

Idag träder den nya visselblåsarlagen i kraft. Lagen behandlar rapportering om missförhållanden genom interna och externa rapporteringskanaler och utredning av missförhållanden, och stärker skyddet för personer som rapporterar om missförhållanden. Vad bör arbetsgivare göra nu? Finns det anledning att inrätta visselblåsarpolicyer omedelbart?

Den nya visselblåsarlagen (2021:890) bygger på EU:s visselblåsardirektiv. Syftet med direktivet är att stärka skyddet för rapporterande personer i medlemsstaterna. Förstärkningen av visselblåsarlagar i medlemsstaterna är också viktig för att komma tillrätta med bidragsfusket i EU.

I Sverige gäller visselblåsarlagen för rapportering av missförhållanden som strider mot den så kallade unionsrätten, EU:s regelverk, och svensk rätt med anknytning till unionsrätten. Dessutom skyddas rapportering av andra missförhållanden där det är av allmänintresse att missförhållandena kommer fram. Visselblåsarlagen är normalt sett inte tillämplig när det gäller rapportering av sådant som endast rör den rapporterande personens egna arbetsförhållanden.

Den nya visselblåsarlagen innebär för det första att repressalieskyddet stärks. En person som i ett arbetsrelaterat sammanhang upptäcker överträdelser av regelverk ska kunna rapportera missförhållanden på ett säkert, tryggt sätt och samtidigt skyddas mot repressalier. Ofta är arbetstagaren den första som får vetskap om missförhållanden i ett företag. Arbetstagaren spelar därmed en viktig roll när det gäller att avslöja och förhindra överträdelser, och ska inte göras ansvarig för åsidosättande av den tystnadsplikt som följer från t.ex. lojalitetsplikten eller sekretessåtaganden – om det finns skäl att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig.

För det andra gäller skyddet numera även för andra personer på arbetsplatsen, utöver de anställda, till exempel jobbsökande, praktikanter och styrelseledamöter.

Vidare är alla arbetsgivare med minst 50 anställda skyldiga att inrätta interna rapporteringskanaler, för att få kännedom om misstänkta överträdelser och vidta åtgärder innan personen rapporterar externt till en myndighet eller går ut i media. Som huvudregel ska rapportering först ske internt, men inget hindrar någon från att rapportera till en myndighet eller i särskilda fall, direkt till media.

Större arbetsgivare med minst 250 arbetstagare ska ha rapporteringskanaler på plats senast den 17 juli 2022. Medelstora privata arbetsgivare som har mellan 50 och 249 arbetstagare ska inrätta interna rapporteringskanaler senast den 17 december 2023. Kravet gäller per bolag.

För mindre arbetsgivare med upp till 49 anställda finns det inget krav på att upprätta interna kanaler. Det kan dock finnas anledning att se över rutinerna beroende på verksamhetens art. Tydliga rutiner minskar risken för att personer rapporterar offentligt, vilket skulle kunna skada bolaget såväl som varumärket.

Många företag, t.ex. aktörer på finansmarknaden, har en skyldighet att redan i befintlig lagstiftning ha interna visselblåsarfunktioner. En undersökning bland medelstora och stora företag 2019 visade att 18 procent hade visselblåsarfunktioner. Den första uppgiften för arbetsgivare är att uppdatera de befintliga visselblåsarpolicyerna för att utvidga och förbättra visselblåsarskyddet, i syfte att säkerställa att den nya visselblåsarlagen uppfylls vad gäller tidsfrister, reglerna om tystnadsplikt och personuppgiftsbehandling m.m.

Kartläggning, hantering och återkoppling Bolag som inte har haft interna visselblåsarfunktioner sedan tidigare bör i första hand kartlägga vilka krav bolaget omfattas av, vilket kopplas till hur många anställda verksamheten har vid kalenderårets början. Är det en koncern bör detta kartläggas i respektive koncernbolag inom EU. Därefter gäller att upprätta interna rapporteringskanaler. Ofta är en digital lösning som tillhandahålls av en tredje part lämplig, men även traditionella kommunikationsvägar, såsom telefon, post och e-post, är tillräckliga. Vidare bör arbetsgivare utse oberoende och självständiga personer eller enheter som ska vara behöriga att bl.a. ta emot och hantera rapporter och lämna återkoppling på ärendena.

I dagsläget kan koncernbolag ha en gemensam visselblåsarfunktion. Detta är möjligt även enligt den nya visselblåsarlagen. De interna rapporteringskanalerna och förfaranden för mottagning och utredning av rapporter kan delas med andra privata bolag som inte har fler än 249 anställda. Det innebär att flera bolag i samma koncern kan dela kanaler och ha samma personer eller tredje part som hanterar visselblåsarfrågor. På EU-nivå är det av intresse att samordna rapporteringskanalerna för att undvika att ha separata system i olika EU-länder.

Än så länge är det endast Sverige och Danmark, av de 27 EU-medlemsstaterna, som har implementerat visselblåsardirektivet. Även Portugal är på gång. Den finska visselblåsarlagen har försenats till slutet av februari 2022 och de flesta andra EU-medlemsstater ligger efter i implementeringsarbetet. Eftersom direktivet ännu inte har implementerats i flertalet EU-länder bör företag som bedriver verksamhet i flera länder följa utvecklingen noga, för att se vilka skillnader som kommer att finnas. Medelstora bolag, som ingår i en koncern med verksamhet i flera EU-länder kan gärna avvakta med att införa en visselblåsarfunktion till dess att visselblåsarlagar finns på plats.

Medelstora svenska organisationer har fram till vintern 2023 på sig att säkerställa att det finns interna kanaler för rapportering och att uppgifter om missförhållanden kan utredas på ett rättssäkert sätt.

Företag som är bundna av kollektivavtal måste fackförhandla innan visselblåsningskanaler introduceras. Enligt den nya visselblåsarlagen ska det vara möjligt att genom centralt förhandlade kollektivavtal göra avvikelser från reglerna om interna rapporteringskanaler, förutsatt att kollektivavtalet respekterar de rättigheter som de rapporterande personerna har.

Den viktigaste uppgiften kommer att vara att kommunicera och utbilda personalen. Så länge personalen styrs mot interna rapporteringskanaler minskar risken för att anställda vill rapportera externt till myndigheter eller gör informationen allmänt tillgänglig via sociala medier, eller till journalister.

Vidare skapar tydliga rutiner för mottagandet av rapporter, tidsfrister, sekretess och återkoppling inom företaget förtroende för det interna systemet och uppmuntrar till en företagskultur som kännetecknas av transparens och ansvar.

Vi välkomnar den nya visselblåsarlagen, som kommer att innebära ett mer långtgående skydd för visselblåsare. Detta är angeläget för EU. Även arbetsgivare gynnas av att komma tillrätta med missförhållanden och andra typer av oegentligheter.

https://www.dagensjuridik.se/debatt/sa-paverkas-foretagen-den-nya-visselblasarlagen1/?utm_source=apsis&utm_medium=email&utm_campaign=211220