Hoge Raad: detailgegevens over bestellingen en afrekeningen vallen onder bewaarplicht

Bron: nieuwsbrief Accountancy vanmorgen 29.6.2021

n een geautomatiseerd bestel- en kassasysteem ingevoerde detailgegevens over bestellingen en afrekeningen behoren tot de administratie en moeten daarom door ondernemers worden bewaard, heeft de Hoge Raad geoordeeld.

Uitspraak: ECLI:NL:HR:2021:987

De zaak draaide om een BV die een horecaonderneming drijft. Tot 20.00 uur is de onderneming een lunchroom/restaurant en vanaf dat tijdstip tot sluitingstijd een bar/nachtclub.

Kassasysteem

De horecaonderneming maakte voor het bijhouden van bestellingen en ontvangen vergoedingen gebruik van een zogenoemd MICROS 3700 kassasysteem. Dat kassasysteem bestaat uit diverse kassa’s met elk een unieke naam of een uniek nummer. Per kassa wordt aan iedere bestelling een nummer toegekend, oplopend van 1 tot en met 9.999. Per kassa worden de bestellingen en afrekeningen vastgelegd in zogenoemde journals. Aan het einde van de avond/nacht worden alle journals door het kassasysteem samengevoegd tot één journalbestand. Dit dagelijks opgemaakte journalbestand is een tekstbestand dat met een tekstverwerker kan worden gelezen en gewijzigd. De detailgegevens van de bestellingen en afrekeningen worden daarnaast maximaal veertien dagen opgeslagen in de database van het kassasysteem. Na veertien dagen worden die detailgegevens automatisch gewist en zijn alleen nog de totalen van de bestellingen en afrekeningen in het hiervoor bedoelde tekstbestand te raadplegen. Er moet dus een back-up worden gemaakt om de detailgegevens langer te bewaren. De BV maakte echter geen back-ups van de detailgegevens.

Hoge Raad: niet voldaan aan administratieplicht

Het Hof oordeelde net als de Belastingdienst dat daarmee niet werd voldaan aan de administratieplicht van artikel 52 AWR. De fiscus had eerder een informatiebeschikking opgelegd met betrekking tot een op te leggen naheffingsaanslag omzetbelasting. De ondernemer ging daarop in cassatie, maar ook daarmee heeft hij geen succes. De Hoge Raad overweegt dat in een geautomatiseerd bestel- en kassasysteem ingevoerde detailgegevens over bestellingen en afrekeningen tot de administratie behoren en ingevolge artikel 52, lid 1, AWR dienen te worden bewaard, indien deze gegevens voor de heffing van belasting van belang zijn. Detailgegevens over bestellingen en afrekeningen kunnen voor de heffing met name van belang zijn indien met behulp daarvan de volledigheid van de verantwoording van de omzet in geld kan worden geverifieerd aan de hand van een op goederenniveau te leggen verband tussen de (totale) inkoop en de (totale) verkoop. Detailgegevens die een dergelijke verificatie mogelijk maken vallen dan ook in de regel onder de bewaarplicht van artikel 52, lid 1, AWR.

Het feit dat de detailgegevens niet zijn bewaard, rechtvaardigt in beginsel de vaststelling dat niet is voldaan aan de verplichtingen van artikel 52 AWR, oordeelt de Hoge Raad. Ook het oordeel van het Hof dat de administratie geen gegevens bevatte die – bij ontbreken van de detailgegevens – binnen een redelijke termijn controle van de volledigheid van de omzetverantwoording mogelijk maakten laat de Hoge Raad in stand.

https://www.accountancyvanmorgen.nl/2021/06/29/hoge-raad-detailgegevens-over-bestellingen-en-afrekeningen-vallen-onder-bewaarplicht/